یک سوال خیلی ساده، آیا می دانید گردش کار چیست و داشتن یک سیستم مدیریت گردش کار در کسب و کار چه تاثیری بر عملکرد مجموعه دارد؟ بهینه سازی و مدیریت یک گردش کار باعث ایجاد کارآمدی مجموعه می شود و از هدر رفت اتلاف زمان و انرژی انسانی جلوگیری می کند و این باعث می شود با صرف زمان کمتر عملکرد بهتری دریافت کنید.
در این مقاله می خواهیم مطالبی ارائه دهیم تا شما با نحوه نوشتن گردش کار و مدیریت آن یک مجوعه کارآمد داشته باشید. برای درک واقعی معنی گردش کار چیست با ما در این مقاله همراه باشید.
گردش کار چیست؟
گردش کار به مجموعه و سلسله ای از وظایف که فرآیندهایی بهم پیوسته است گفته می شود. سیستم مدیریت گردش کار به افراد در مدیریت وظایف و مستندسازی کمک می کند. در بیشتر سازمان ها و کسب و کارها با استفاده از نحوه نوشتن گردش کار برای همگام سازی و مشارکت پرسنل در سیستم خود برای کارآمدی مجموعه استفاده می شود.
با استفاده از سیستم مدیریت گردش کار می توانید مجموعه از اقدامات و تعاملات برای تکمیل کردن یک پروژه یا فعالیت را مشخص و مستندسازی کنید، که این عمل باعث بهینه سازی، افزایش همکاری، بهبود راندمان و … در مجموعه می شود.
کسب و کار داری و میخوای تبلیغات پیامکی انبوه داشته باشی؟!
جهت ثبت نام در سامانه پیامکی پیام رسان، شماره موبایل خود را وارد کنید.
انواع گردش کار
ما می توانیم نحوه نوشتن گردش کار را در سه دسته بندی تقسیم می شود که در ادامه بیشتر به توضیح این 3 دسته می پردازیم.
گردش کار فرآیند – Process Workflow
این روش گردش کار زمانی رقم خواهد خورد که شما قبل از شروع گردش کار از مسیر شروع تا پایان آن مطلع باشید و وظایف قابل پیش بینی و تکرار باشند.
گردش کار موردی – Case Workflow
در این روش گردش کار ابتدا شما از مسیر پیش رو و وظایف آن مطلع نیستید. در ادامه شما با جمع آوری اطلاعات و تحلیل آن می توانید وظایف رو مشخص نمایید.
گردش کار پروژه – Project Workflow
این روش مشابه روش گردش کار فرآیند است با این تفاوت که در طول مسیر انعطاف پذیری بیشتری دارد.
نحوه نوشتن گردش کار اداری
گردش کار اداری یک فرآیند تعریف شده است که وظایف و مسئولیت ها را برای تکمیل یک کار مشخص تعیین می کند. گردش کار اداری می تواند برای ساده سازی فرآیندها، افزایش بهره وری و بهبود کیفیت کار استفاده شود. برای نوشتن یک گردش کار اداری، باید مراحل زیر را دنبال کنید:
- هدف گردش کار را مشخص کنید. هدف گردش کار چیست؟ چه کاری باید انجام شود؟
- ذینفعان گردش کار را شناسایی کنید. چه کسانی در گردش کار دخیل هستند؟ چه مسئولیت هایی دارند؟
- مراحل گردش کار را تعیین کنید. گردش کار از چه مراحلی تشکیل شده است؟ هر مرحله چه کاری انجام می دهد؟
- ورودی ها و خروجی های هر مرحله را مشخص کنید. هر مرحله چه اطلاعاتی را دریافت می کند و چه اطلاعاتی تولید می کند؟
- مسئولیت های هر مرحله را تعیین کنید. هر مرحله توسط چه کسی انجام می شود؟
- شرایط استثنا را شناسایی کنید. چه اتفاقی می افتد اگر چیزی طبق برنامه پیش نرود؟
مثالهای واقعی و کاربردی گردش کار در سازمانها
حالا که با تعریف، انواع، اجزای اصلی و نحوه نوشتن گردش کار آشنا شدید، بیایید این مفاهیم رو توی دنیای واقعی لمس کنیم. بهترین راه برای درک واقعی گردش کار اینه که ببینیم چطور توی شرکتها و سازمانهای واقعی داره کار میکنه. باور کنید بیشتر جاهایی که فکرش رو میکنید، یه گردش کار منظم پشتشه که جلوی آشفتگی رو میگیره و همه چیز رو سریعتر و دقیقتر پیش میبره.
اینجا ۱۰ تا از رایجترین و کاربردیترین مثالهای گردش کار رو که توی بیشتر سازمانهای ایرانی و خارجی استفاده میشه براتون آوردم – با جزئیات مراحلشون تا دقیقاً ببینید چطور کار میکنه:
۱. درخواست و تأیید مرخصی کارکنان
کارمند فرم مرخصی رو توی سیستم پر میکنه → درخواست مستقیم میره برای مدیر مستقیم → مدیر تأیید یا رد میکنه → اگر تأیید بشه، میره برای واحد منابع انسانی برای ثبت در سابقه و کسر از موجودی مرخصی → نوتیفیکیشن برای کارمند و مدیر میره. (این سادهترین و پراستفادهترین گردش کار توی همه شرکت هاست دیگه کسی دنبال کاغذ و امضای دستی نمیگرده!)
۲. تأیید فاکتور خرید (خرید کالا یا خدمات)
درخواستکننده (مثلاً انباردار یا مدیر پروژه) فرم خرید رو پر میکنه و فاکتور رو آپلود میکنه → میره برای مدیر مالی → مدیر مالی چک میکنه بودجه هست یا نه → اگر اوکی باشه، میره برای مدیرعامل یا معاونت مربوطه برای تأیید نهایی → بعد از تأیید نهایی، فاکتور برای پرداخت به حسابداری میره → پرداخت انجام میشه و همه نوتیفیکیشن میگیرن. (این گردش کار جلوی خریدهای بیرویه و خطا در پرداخت رو میگیره.)
۳. مدیریت تیکت پشتیبانی مشتریان
مشتری تیکت میزنه (از طریق سایت، اپ یا تلفن) → تیکت به صورت خودکار به کارشناس مربوطه ارجاع میشه (بر اساس موضوع) → کارشناس جواب میده یا اگر نیاز باشه به سطح بالاتر میفرسته → بعد از حل شدن، از مشتری درخواست امتیاز و بازخورد میشه → تیکت بسته میشه و گزارش به مدیر پشتیبانی میره. (توی شرکتهای نرمافزاری و خدمات آنلاین، این گردش کار طلاست.)
۴. فرآیند استخدام نیروی جدید
منابع انسانی آگهی رو منتشر میکنه و رزومهها جمع میشه → رزومهها غربالگری اولیه میشن → افراد منتخب به مصاحبه تلفنی یا حضوری دعوت میشن → مصاحبه با مدیر واحد → تأیید نهایی مدیرعامل یا HR → پیشنهاد شغلی ارسال میشه → قرارداد امضا و ورود به شرکت. (بدون گردش کار منظم، استخدام تبدیل به کابوس میشه!)
۵. انتشار محصول جدید (در شرکتهای نرمافزاری یا تولیدی)
تیم محصول ایده رو مطرح میکنه → تیم طراحی و توسعه کار رو شروع میکنه → تست کیفی و باگگیری → تأیید مدیر محصول → بازاریابی محتوا و کمپین آماده میکنه → انتشار نهایی و مانیتورینگ پس از انتشار. (اینجا حتی یه تأخیر کوچک میتونه میلیونها تومان ضرر بزنه.)
۶. تصویب و امضای قراردادها
واحد فروش یا حقوقی پیشنویس قرارداد رو آماده میکنه → میره برای بررسی حقوقی → تأیید مدیر فروش → تأیید مدیرعامل → ارسال برای مشتری برای امضا → امضای الکترونیک یا فیزیکی → آرشیو و شروع اجرای قرارداد. (خیلی از شرکتها این گردش کار رو با امضای دیجیتال کاملاً اتوماتیک کردن.)
۷. مدیریت سفارشات در فروشگاه آنلاین
مشتری سفارش میده → پرداخت آنلاین تأیید میشه → سفارش به انبار میره → انبار بستهبندی و ارسال رو انجام میده → شرکت پست یا پیک تحویل میگیره → مشتری تأیید دریافت میکنه → اگر مشکلی باشه، فرآیند مرجوعی شروع میشه. (بدون گردش کار درست، سفارشها گم میشن و مشتری عصبانی!)
۸. گردش کار تأیید و انتشار محتوا در تیم بازاریابی
نویسنده یا گرافیست محتوا رو آماده میکنه → میره برای ویرایش و تأیید مدیر محتوا → تأیید مدیر بازاریابی → زمانبندی انتشار در سایت/شبکههای اجتماعی → بعد از انتشار، گزارش عملکرد (ویو، کلیک و…) بررسی میشه. (توی شرکتهایی که محتوا زیاد تولید میکنن، این گردش کار حیاتیه.)
۹. درخواست و تأیید مساعده یا تنخواه گردان
کارمند فرم مساعده رو پر میکنه → مدیر مستقیم تأیید میکنه → واحد مالی بررسی و پرداخت میکنه → بعد از بازگشت کارمند، تسویه انجام میشه و مدارک آپلود میشه. (یکی از پرتکرارترین گردشهای کار مالی-اداری.)
۱۰. فرآیند گزارشدهی و تأیید هزینههای سفر کاری (ماموریت)
کارمند گزارش هزینه و فاکتورها رو آپلود میکنه → مدیر مستقیم بررسی و تأیید میکنه → حسابداری چک نهایی میکنه و تسویه انجام میده. (جلوی سوءاستفاده و تأخیر در پرداخت رو میگیره.)
این مثالها نشون میدن که گردش کار فقط یه مفهوم تئوری نیست، واقعاً توی روزمرهترین کارها داره زندگی سازمان رو راحتتر و حرفهایتر میکنه. اگر همین الان توی شرکتتون یکی از اینها رو اتوماتیک کنید، از فردا تفاوتش رو حس میکنید!
اجزای اصلی گردش کار کدام است؟
اجزای اصلی گردش کار در سه دسته اساسی قرار دارند که از مجموعه ای از مراحل تشکیل شده است و عبارتند از:
ذینفعان: ذینفعان افرادی هستند که در گردش کار دخیل هستند یا تحت تأثیر آن قرار می گیرند. زمانی که مراحل گردش کارها خودکار باشد باعث کاهش مشارکت ذینفعان می شود و ذینفعان زمان و شرایطی که سیستم با مشکل مواجه شود وارد عمل می شوند.
ورودی ها و خروجی ها: هر مرحله از گردش کار ورودی ها و خروجی هایی دارد. ورودی ها اطلاعات یا منابعی هستند که برای انجام مرحله مورد نیاز هستند. خروجی ها اطلاعات یا محصولاتی هستند که از مرحله تولید می شوند.
مسئولیت ها: هر مرحله از گردش کار توسط یک یا چند نفر انجام می شود. در این میان شرایط استثنا نیز وجود دارد که در طول کار اتفاق می افتد و روند کار را تغییر می دهند.
منظور از سیستم مدیریت گردش کار چیست؟
مدیریت گردش کار (Workflow Management) به فرآیند طراحی، پیاده سازی و مدیریت گردش کار اشاره دارد. گردش کار یک فرآیند تعریف شده است که وظایف و مسئولیت ها را برای تکمیل یک کار مشخص تعیین می کند.
مدیریت گردش کار می تواند به سازمان ها کمک کند تا فرآیندهای خود را ساده کنند، بهره وری را افزایش دهند و کیفیت کار را بهبود بخشند. مدیریت گردش کار شامل مراحل زیر است:
طراحی گردش کار
در این مرحله، گردش کار از ابتدا طراحی می شود. این شامل تعیین هدف گردش کار، شناسایی ذینفعان، تعیین مراحل گردش کار، مشخص کردن ورودی ها و خروجی های هر مرحله، تعیین مسئولیت های هر مرحله و شناسایی شرایط استثنا می شود.
پیاده سازی گردش کار
در این مرحله، گردش کار طراحی شده به اجرا در می آید. این شامل آموزش کارکنان در مورد گردش کار، ایجاد سیستم های پشتیبانی و ایجاد فرآیندهای نظارتی می شود.
مدیریت گردش کار
در این مرحله، گردش کار اجرا شده مدیریت می شود. این شامل نظارت بر عملکرد گردش کار، شناسایی فرصت های بهبود و انجام تغییرات لازم می شود.
مزایای استفاده از سیستم گردش کار
استفاده از سیستم مدیریت گردش و خرید پنل اس ام اس ، کار هزینه ها را کاهش می دهد و زمان را نیز ذخیره می کند و از نیروی کار برای حل مشکلات سازمان به صورت هدفمند استفاده می کند و این عمل شانس خطاهای انسانی را از بین می برد. از جمله مزیت های سیستم گردش کار که باعث مکانیزه شدن فرایندهای سازمانی می شود به شرح زیر است:
سادگی فرآیندها: سیستم های گردش کار می توانند به ساده سازی فرآیندها کمک کنند. این می تواند منجر به کاهش زمان و هزینه شود.
افزایش بهره وری: سیستم های گردش کار می توانند به افزایش بهره وری کمک کنند. این می تواند منجر به افزایش تولید و کاهش خطا شود.
بهبود کیفیت کار: سیستم های گردش کار می توانند به بهبود کیفیت کار کمک کنند. این می تواند منجر به افزایش رضایت مشتری و کاهش شکایات شود.
بهبود ارتباطات: سیستم های گردش کار می توانند به بهبود ارتباطات بین افراد و گروه های درگیر در یک فرآیند کمک کنند.
بهبود شفافیت: سیستم های گردش کار می توانند به بهبود شفافیت فرآیندها کمک کنند. این می تواند منجر به افزایش اعتماد و رضایت ذینفعان شود.
بهبود انعطاف پذیری: سیستم های گردش کار می توانند به بهبود انعطاف پذیری فرآیندها کمک کنند. این می تواند منجر به افزایش توانایی سازمان در پاسخگویی به تغییرات شود.
کسب و کار داری و میخوای تبلیغات پیامکی انبوه داشته باشی؟!
جهت ثبت نام در سامانه پیامکی پیام رسان، شماره موبایل خود را وارد کنید.
کلام آخر
داشتن یک ابزار ارتباطی قدرتمند در تاثیرگذاری سیستم مدیریت گردش کار بسیار با اهمیت است. سامانه پیامکی یک ابزار ارتباطی قدرتمند است که می تواند در مدیریت گردش کار نقش مهمی ایفا کند.
سامانه های پیامکی می توانند برای ارسال اعلان ها، یادآوری ها، و سایر اطلاعات به افراد و گروه های درگیر در یک فرآیند استفاده شوند.
سامانه پیامکی پیام رسان یک سامانه با ابزار ارتباطی قوی برای ایجاد یک سیستم مدیریت گردش کار است که یک تیم پشتیبانی حرفه ای از آن پشتیبانی می کند. شما می توانید جهت کسب اطلاعات بیشتر با شماره 91012767 - 021 تماس حاصل نمایید.
